Basic-Fit: Uw Gegevens en Privacy

Bij Basic-Fit is het respecteren van uw privacy van groot belang. Deze verklaring geeft een overzicht van de belangrijkste contactgegevens en informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw privacyrechten.

Lidmaatschap en Persoonlijke Gegevens

Wanneer u lid wordt bij Basic-Fit, gaat u een lidmaatschapsovereenkomst aan. Om u onze fitnessdiensten optimaal te kunnen aanbieden, hebben wij een aantal persoonlijke gegevens van u nodig die u aan ons verstrekt tijdens het inschrijfproces. Tijdens het lidmaatschap registreren wij uw bezoeken (check-in bij de tourniquet), uw betalingen, uw vaste thuisclub, het type lidmaatschap en eventuele gekozen extra's zoals Yanga.

Basic-Fit biedt haar leden een online omgeving aan, My Basic-Fit, die toegang biedt tot uw lidmaatschaps- en persoonsgegevens door middel van het inloggen met een eigen wachtwoord. De gegevens in My Basic-Fit tonen alle gegevens zoals die bij ons zijn geregistreerd in ons ledenmanagementsysteem.

Voor Premium-leden geldt dat u een vriend(in) kunt meenemen naar de club. Het oorspronkelijke hoofd lid is verantwoordelijk voor de registratie van de vriend via zijn of haar My Basic-Fit account. De vriend ontvangt een QR-code voor toegang, die persoonlijk en niet overdraagbaar is. Wanneer de vriend zijn data wil laten verwijderen, dient hij of zij het hoofd lid te verzoeken zijn gegevens te verwijderen. Het hoofd lid moet dan de gegevens van de vriend wissen uit zijn My Basic-Fit account. Voor andere lidmaatschappen dan Premium geldt dat u alleen een vriend kunt verwijzen door middel van het sturen van een uitnodigingslink.

De Basic-Fit App: Uw Fitness Assistent

Onze app heeft tot doel onze leden te helpen in hun fitnesservaring en sportieve doelen. Het biedt een self-service tool om het lidmaatschap te beheren en om leden te informeren over onze clubs, diensten en producten. De meeste data die zichtbaar is in de app, betreft de data uit uw My Basic-Fit account.

Wanneer u een app-account heeft aangemaakt, kunt u de app naar eigen wensen personaliseren, afhankelijk van uw fitnessdoelstellingen en interesses. Wanneer u de app liever niet wilt personaliseren, kunt u deze stappen eenvoudig overslaan met de ‘skip’ knop.

1. Wanneer u al lid bent bij Basic-Fit, kunt u heel eenvoudig de app installeren en inloggen door uw My Basic-Fit inloggegevens in te voeren. Uw persoonsgegevens en lidmaatschapsgegevens worden dan automatisch zichtbaar in de app.
2. Onze app kan u helpen uw sportdoelen te bereiken wanneer u dat wilt. Daarvoor kunt u persoonlijke informatie toevoegen zoals uw lengte, gewicht, doelstellingen, interesses, voorkeuren en geplande of volbrachte workouts. Uw BMI wordt automatisch berekend. U kunt daarvoor tevens de Body Analyzer (Smart Scale) in de club gebruiken en de resultaten worden automatisch in uw app zichtbaar.
3. U kunt een koppeling maken met een health app wanneer u dat wenst om uw sportdoelen nog meer te optimaliseren. Om gegevens van de health app te kunnen gebruiken, vragen wij daarvoor eerst uw toestemming.
4. De app biedt u de mogelijkheid om een profielfoto te uploaden, die u op elk gewenst moment kunt verwijderen of wijzigen; deze foto is ook zichtbaar voor uw vrienden en online personal coach. De app biedt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een ‘personal coaching dashboard’, virtuele lessen, aanbevolen producten en sportvoeding, aanbevolen dieettips en recepten. Wij bieden ook de ‘club finder’ aan, waarbij u toestemming dient te geven om uw locatie data te gebruiken.
5. Wij analyseren het gebruik van de app ten behoeve van het verbeteren van de kwaliteit, veiligheid en functionaliteit van de app en voor personalisatie en marketingdoeleinden. Dit gebeurt door middel van een uniek identificatienummer, welke alleen te interpreteren is voor Basic-Fit. Wij gebruiken geen andere gebruikers- of toesteldata voor deze doeleinden. Basic-Fit maakt gebruik van Google Analytics en heeft daarvoor een verwerkersovereenkomst gesloten.
6. Gepersonaliseerde (health) app-data en data afkomstig van de Body Analyzer is opgeslagen in een aparte beveiligde database in gepseudonimiseerde vorm. Deze database bevat geen gegevens die het mogelijk maken de data te herleiden tot een individu.

App-gebruikers kunnen optioneel gebruik maken van een online coachingprogramma van 12 weken. Daarbij kunt u uw eigen coach kiezen die u voor 12 weken begeleidt bij het behalen van uw sportdoelen. Deze functionaliteit is nog niet beschikbaar in alle landen. De chatfunctie is beschikbaar voor de coaching. Deze chatberichten zijn slechts bedoeld voor de begeleiding en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. De chatberichten worden automatisch verwijderd 2 maanden na afloop van de coachingperiode. Alleen wanneer er een klacht wordt ingediend naar aanleiding van de ervaringen met de coaching, kunnen we de chats langer bewaren.

Body Analyzer en Andere Diensten

Met het pasje of met de QR-code kunt u ook gebruik maken van de Body Analyzer, de Kiosk zuil, de massage stoel en de Yanga machine. Om ervoor te zorgen dat de QR-code goed werkt, om het veilig te maken en om fraude te voorkomen (de QR-code is persoonlijk en niet overdraagbaar) verwerken wij in dit kader uw toestelnummer (device ID).

In al onze clubs vindt u de Body Analyzer. Het is een speciale weegschaal die verschillende lichamelijke eigenschappen kan meten zoals gewicht, lengte en lichaamssamenstelling op het gebied van vet, bot, spier en waterpercentage. U dient uw pasje of QR-code eerst te scannen om de Body Analyzer te activeren. De resultaten worden automatisch zichtbaar op het scherm van de Body Analyzer. Wanneer u de Basic-Fit app heeft geïnstalleerd, worden deze gegevens automatisch geüpload in uw app-profiel. De data vanuit de Body Analyzer is opgeslagen in een aparte beveiligde database in gepseudonimiseerde vorm. De database bevat zelf geen herleidbare persoonsgegevens. Basic-Fit slaat dergelijke informatie ook niet op in haar ledenmanagementsysteem.

Marketing en Communicatie

Tijdens het inschrijvingsproces bij Basic-Fit kunt u direct uw marketinginstellingen bepalen. Ten tijde van het lidmaatschap kunt u op elk moment uw instellingen aanpassen via My Basic-Fit, de app of via de uitschrijflink die bij alle marketingcommunicatie wordt aangeboden (SMS-jes of notificaties in uw app).

Voor marketing- en communicatiedoeleinden gebruikt Basic-Fit persoonsgegevens om de juiste doelgroep te bepalen. Bijvoorbeeld op basis van gegevens zoals thuisclub, land, regio etc. Soms benaderen wij onze leden met de vraag of zij deel willen nemen aan een enquête om onze diensten te verbeteren. Dit gebeurt alleen op vrijwillige basis en met de toestemming van de deelnemer.

Via social media kanalen kunnen leden en geïnteresseerden Basic-Fit’s communicaties en nieuwsitems volgen en daarop reageren. Het eigen privacybeleid van het betreffende social media platform is hierop van toepassing. U kunt op enkele van deze platformen ook contact met ons opnemen via de privéberichtoptie voor bijvoorbeeld vragen of problemen met uw lidmaatschap. U moet uzelf wel eerst voldoende kunnen identificeren als lid van Basic-Fit. Deze privéberichten worden beantwoord door onze Klantenservice of marketingexperts via ons eigen ledenmanagementsysteem. Dat betekent dat wij alle communicatie via verschillende kanalen centraliseren in één ledenmanagementsysteem.

Veiligheid en Toezicht

Wij hebben camera's in en om onze club, maar wij gebruiken deze beelden slechts voor limitatieve bewaking- en veiligheidsdoeleinden. Wij realiseren ons dat camerabeveiliging een inbreuk maakt op de privacy van onze leden en medewerkers en daarom gaan wij hier uiterst voorzichtig mee om. Er zijn bijvoorbeeld geen camera's geplaatst in kleedkamers en sanitaire voorzieningen. Het monitoren via camera's vindt alleen reactief plaats ten behoeve van alarmverificatiedoeleinden.

Basic-Fit heeft in de Algemene Voorwaarden beschreven dat het niet is toegestaan om iemand anders toegang te verlenen tot de club door diegene met u mee te laten lopen door de draaideur. Hiervoor wordt een boete gerekend (met de waarde van een dagpas en administratiekosten). Wanneer er meerdere malen sprake is van dergelijke toegangsfraude, kan het lidmaatschap worden beëindigd. Bij de draaideuren is een speciaal hiervoor uitgeruste telcamera geplaatst. De camera telt hoeveel mensen er tegelijk door de draaideur lopen. Wanneer de camera meer dan één persoon telt, wordt er een signaal afgegeven en wordt deze melding geverifieerd door een daartoe geautoriseerde medewerker. U heeft altijd het recht op inzage in het fotomoment waarop de toegangsfraude is gedetecteerd, maar u bent daarbij zelf wel verantwoordelijk de privacy van degene die u heeft meegenomen door de draaideur te respecteren. Dat betekent dat u deze foto niet met anderen mag delen zonder voorafgaande toestemming van deze persoon. Op verzoek kunnen wij deze foto ook anonimiseren door de gezichten te blurren. De foto wordt automatisch na afloop van de bezwaartermijn van 28 dagen verwijderd.

Klachten en Incidenten

Wanneer leden onze huisregels overtreden, overlast veroorzaken, zich misdragen of onze leden en medewerkers in gevaar brengen, kunnen wij dit lid een officiële waarschuwing of ontzegging tot de club sturen. De dienstdoende clubmedewerker rapporteert het incident dat heeft plaatsgevonden. Onze klantenservice beoordeelt of het incident reden geeft tot het sturen van een waarschuwing of ontzegging tot de club en bepaalt ook of extra onderzoek nodig is, bijvoorbeeld het controleren van camerabeelden of het vragen naar getuigen. Een waarschuwing of ontzegging tot de club wordt naar het lid gestuurd en opgeslagen in ons ledensysteem. Wanneer er geen reactie volgt, wordt een betalingsherinnering via SMS verzonden naar het telefoonnummer welke het lid bij ons heeft geregistreerd. Bij het uitblijven van betaling, wordt de kwestie overgedragen naar een incassobureau. Op het moment van overdracht van de zaak voor verdere afhandeling, kwalificeert het incassobureau als ‘verwerkingsverantwoordelijke’.

Inzage vragen in de foto en/of bezwaar maken tegen de boete? Waarschuwing! Leden kunnen geen beeldmateriaal opvragen van mogelijke daders of overtreders. Wanneer u slachtoffer bent van een misdrijf, doe dan eerst aangifte bij de politie. De politie is bevoegd de zaak te onderzoeken en beelden bij ons op te vorderen.

Intercom en Bedrijfscommunicatie

De intercom is bedoeld voor assistentie in het geval van incidenten en nood in de clubs. Een gesprek met ons 24/7 intercomteam kan soms worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. De opname wordt maximaal 1 maand bewaard en u krijgt vooraf altijd een waarschuwing dat het wordt opgenomen. Wanneer u de intercom activeert, kan onze intercomagent u zien via een live verbinding met de bijbehorende camera. Dit biedt de intercomagent de mogelijkheid om u bijvoorbeeld als lid te kunnen identificeren (pasje laten zien) of in geval van nood, uw directe omgeving in de gaten te kunnen houden voor uw veiligheid. U bent uiteraard vrij om de camera met uw hand af te dekken wanneer u niet zichtbaar wilt zijn voor de camera.

Basic-Fit biedt bedrijven de mogelijkheid om te adverteren via de digitale schermen in onze clubs. Wanneer hiervan gebruik wordt gemaakt, worden de naam en contactgegevens van de contactpersoon van het betreffende bedrijf geregistreerd. Het betreft hier alleen zakelijke persoonsgegevens en geen privégegevens. De gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt.

Personal Trainers en Groepslesinstructeurs

Onze personal trainers zijn zelfstandigen die wij veelal inhuren via een zogenaamde Head Trainer. Met deze Head Trainer gaan wij een dienstverleningsovereenkomst aan. Via ons Partnerportal worden door de Head Trainer (of de onafhankelijke personal trainer) enkele persoonsgegevens ingevoerd. Dat gaat om de naam, foto, in welke club(s) werkzaam en het kennis/ervaringsprofiel. Wij zijn in de meeste Europese landen ook verplicht informatie te geven over de diploma's en certificeringen van onze personal trainers. Verder registreert Basic-Fit de personal trainers in ons toegangsmanagementsysteem ten behoeve van het uitgeven van een toegangspas of QR-code. Wanneer een dergelijke dienstverleningsovereenkomst wordt beëindigd, worden de gegevens van de personal trainer niet langer gepubliceerd. In ons bronsysteem worden deze gegevens gedeactiveerd en afgeschermd en automatisch na twee jaar verwijderd. Voor het recht op inzage, correctie en verwijdering van deze persoonsgegevens, verwijzen wij de personal trainers door naar de Head Trainer waarvoor zij werken.

Onze groepslesinstructeurs werken bij ons als zelfstandigen, op freelancebasis via een bureau of zijn in loondienst van Basic-Fit. Afhankelijk van de situatie, kunnen zij hun privacyrechten uitoefenen bij het betreffende bureau waarvoor zij werken of via de HR-afdeling van Basic-Fit. Bewaartermijnen zijn afhankelijk van de nationale arbeids- en belastingrechtelijke regels hieromtrent. Dit varieert over het algemeen tussen de 2 en 5 jaar na beëindiging dienstverband.

Wettelijke Grondslagen voor Gegevensverwerking

Wij mogen alleen persoonsgegevens verwerken wanneer er sprake is van een goede wettelijke basis op grond van artikel 6 van de AVG. Noodzakelijke gegevens in relatie tot het lidmaatschapscontract en de diensten die wij op basis daarvan leveren.

• Extra gegevens zoals uw lengte, BMI, fitnessdoelen, gewicht en interesses hebben slechts tot doel een persoonlijk fitnessprofiel voor u te maken, passende relevante content aan te bieden en u zo goed mogelijk te helpen uw fitnessdoelen te bereiken. Deze verwerking is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder a AVG: “de betrokkene heeft toestemming gegevens voor de verwerking”. Dit betekent dat u deze vragen kunt overslaan (‘skip’) bij de installatie van de Basic-Fit app of deze data ten alle tijden zelf weer kunt verwijderen.
• Wanneer het gaat om onze marketing- en verkoopactiviteiten ten aanzien van onze eigen producten en diensten, is de grondslag gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder f AVG: “ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke”. Wij bieden altijd de mogelijkheid hier eenvoudig bezwaar tegen te maken door middel van een opt-out mogelijkheid tijdens het inschrijvingsproces. Ten tijde van het lidmaatschap kan dat door middel van het wijzigen van de instellingen door in te loggen op My Basic-Fit of de Basic-Fit app of de uitschrijflink te gebruiken in onze communicatie.
• Wanneer het gaat om marketing- en verkoopactiviteiten in relatie tot onze partners en derde partijen, baseren wij onze grondslag op artikel 6, eerste lid, onder a AVG: “de betrokkene heeft toestemming gegevens voor de verwerking.” Deze instellingen staan standaard uitgeschakeld en kunnen door het lid zelf worden geactiveerd tijdens het inschrijfproces of tijdens het lidmaatschap.

In het geval van privacy schendingen, AVG-gerelateerde onderzoeken, vragen of klachten, zullen wij uw verzoek binnen uiterlijk 4 weken beantwoorden.

tags: #basic #fit #gwgevens