Afwijzing Sollicitatie: Navigeren door Culturele Fit en Feedback

Het afwijzen van sollicitanten is een onvermijdelijk onderdeel van het wervingsproces. Of je nu honderden sollicitaties hebt of een handjevol, er kunnen maar net zo veel kandidaten aangenomen worden als dat er beschikbare posities zijn. Reken dus maar dat je (flink wat) sollicitanten moet afwijzen. Leuk is dat niet, maar belangrijk wel. Hoe je dit het beste aanpakt?

Een afwijzing na een sollicitatie verwerk je door de feedback constructief te gebruiken, je emoties op een gezonde manier te verwerken en je volgende sollicitatie te verbeteren. Accepteer dat afwijzingen onderdeel zijn van het sollicitatieproces en vaak niets persoonlijks zijn. Sollicitatieafwijzingen ontstaan meestal door objectieve factoren die buiten je controle liggen.

Culturele fit speelt ook een belangrijke rol. Dit betekent niet dat er iets mis is met jou, maar dat je persoonlijkheid of werkstijl misschien niet perfect aansluit bij het team of de bedrijfscultuur. In een recent onderzoek onder 55 grote organisaties ontdekte Cubiks Nederland dat negen op de tien recruiters kandidaten hebben afgewezen vanwege hun gebrek aan culturele fit. Culturele fit is de manier waarop een werknemer zich verbindt met de organisatiecultuur. Deze cultuur wordt gevormd door de waarden, visie, normen, werktaal, symbolen, geloofssystemen en gewoonten van het personeel, samen met hun stilzwijgende instemming met een reeks aanvaardbare gedragingen.

Onderzoek toont aan dat organisaties met strategieën voor cultuurmanagement beter presteren dan organisaties die deze strategieën niet hebben, zowel wat betreft de groei van het personeelsbestand als de stijging van de verkoop, de aandelenkoersen en de nettowinst. "Een sterke cultuur is van cruciaal belang voor het creëren van een duurzaam concurrentievoordeel. Cultuurgedreven organisaties hebben bewezen zeer succesvol te zijn; werknemers voelen zich verbonden, ongewenst verloop daalt en de productiviteit stijgt. Organisaties met een sterke cultuur zijn vaak wendbaar en innovatief, en hebben baat bij werknemers die de waarden en doelstellingen van de organisatie actief omarmen."

De Procedure van Afwijzing

Hoe je een sollicitant afwijst, hangt af van of de kandidaat al op gesprek is geweest of niet.

Afwijzen na een Sollicitatiegesprek

Regel het afwijzen van een sollicitatie na een gesprek altijd telefonisch. Dat is lekker persoonlijk en zorgt dus voor een positieve candidate experience. Geef geen valse hoop. Vis dus niet eerst naar een reactie (‘Hoe vond je het gaan gisteren?’), maar val het liefst gelijk met de deur in huis. Wees niet te lang van stof. Sollicitanten zitten vaak niet te wachten op een essay over hun tekortkomingen als ze niet zijn aangenomen. Houd het dus kort, noem in een paar woorden de reden voor de afwijzing na het sollicitatiegesprek en wens de persoon succes met de rest van hun banenzoektocht. Maar wees ook niet té kortaf en wacht nog even met de verbinding verbreken. Bereid je dan ook voor op vragen. Niet elke sollicitant zal een waslijst aan vragen stellen, maar het kan best dat iemand meer uitleg wil over de reden voor de afwijzing van hun sollicitatie. Zorg er dus voor dat je dit netjes kunt onderbouwen.

Een voorbeeld van hoe je een gesprek kunt aftrappen:

• ‘Goedendag, je spreekt met [jouw naam] van [bedrijfsnaam]. Bedankt voor je sollicitatiegesprek van afgelopen [dag waarop het gesprek plaatsvond].’
• ‘Hallo, met [jouw naam] van [bedrijfsnaam]. Ik bel je over je sollicitatie voor [naam van de functie].’
• ‘Hoi, dit is [jouw naam] van [bedrijfsnaam]. Afgelopen [dag waarop het gesprek plaatsvond] hadden wij een gesprek over de vacature voor [functie]. Ik bel je even voor de terugkoppeling.’

Begin in ieder geval met het slechte nieuws en geef een stukje feedback mee aan de kandidaat. Zo, hopelijk gaat het afwijzen van een sollicitant met dit voorbeeld wat makkelijker.

Afwijzen zonder Sollicitatiegesprek

Hoe je dit aanpakt, ligt aan de situatie. Gaat het om een groot aantal sollicitanten dat niet op gesprek wordt uitgenodigd? Dan is een standaard afwijzingsbrief de meest efficiënte methode. Ga je een of enkele sollicitanten afwijzen? Dan kun je de afwijzingsbrief voor hun sollicitatie wat persoonlijker maken, bijvoorbeeld met de reden voor de afwijzing van de sollicitatie. Hier is een voorbeeld van een afwijzingsbrief:

Hartelijk dank voor je interesse in de baan [functienaam] bij [bedrijfsnaam]. We hebben je cv en motivatiebrief met interesse doorgenomen. Hoewel je enthousiasme voor de functie goed naar voren komt en je ambities aansluiten bij het bedrijf, voldoe je op dit moment niet aan de juiste eisen. Nogmaals bedankt voor je sollicitatie. We waarderen de tijd en moeite die je hebt gestoken in je sollicitatiebrief.

Geef altijd een reactie. Voor een sollicitant is het vervelend als er helemaal geen reactie komt op een sollicitatie. Geef minimaal één reden. Kandidaten horen graag waarom zij zijn afgewezen, dus vermeld altijd een reden.

Verboden Redenen voor Afwijzing

Wist je dat een sollicitant afwijzen om bepaalde redenen verboden is? Dit zijn de belangrijkste:

• Leeftijd: Voor afwijkende werktijden of bepaalde functies, zoals barmedewerker, geldt een minimumleeftijd. In zo’n geval mag je een sollicitant wel afwijzen op leeftijd, maar in alle andere gevallen is dit niet toegestaan.
• Zwangerschap: Je mag een sollicitant niet afwijzen omdat diegene zwanger is.
• Gezondheid: Vragen naar de gezondheid van een kandidaat tijdens een sollicitatiegesprek mag niet. Er iemand op afwijzen is dus ook niet toegestaan. Wat wel mag, is beoordelen of iemand lichamelijk in staat is om de functie uit te voeren.
• Taal: Wist je dat je kandidaten niet mag afwijzen als zij de Nederlandse taal (nog) niet goed genoeg spreken? Hier zijn uitzonderingen voor. Het moet dan gaan om een functie waarbij de taal per se nodig is om de functie uit te kunnen voeren.
• Achtergrond: Een sollicitant afwijzen op basis van achtergrond is discriminatie, en dus verboden. Positieve discriminatie is wel toegestaan.
• Religie: De enige uitzondering hierop is een werkplek waar een bepaalde religie bij de bedrijfscultuur hoort.

Van Afwijzing naar Kans

Iedereen die solliciteert krijgt er vroeg of laat mee te maken: een afwijzing. Het kan ontmoedigend zijn en zorgen voor twijfel aan jezelf. Toch is een “nee” niet per se een mislukking. Het is een kans om bij te leren, je aanpak te verbeteren en je zichtbaarheid bij werkgevers te vergroten.

1. Vraag naar de procedure tijdens het gesprek: Vermijd nodeloze spanning achteraf door tijdens het sollicitatiegesprek te vragen: “Wanneer mag ik een antwoord verwachten?” en “Zijn er nog extra rondes in de procedure?” Dit toont motivatie en geeft je meteen duidelijkheid. Bovendien zet je subtiel een deadline voor feedback.
2. Neem zelf initiatief bij een afwijzing: Word je afgewezen en blijft het stil? Wacht niet passief af, maar neem contact op. Bel zelf naar de recruiter of werkgever. Dat lijkt eng, maar het toont lef en interesse. Jij hebt tijd geïnvesteerd, dus feedback is niet meer dan terecht.
3. Blijf professioneel en respectvol: Wacht een dag, laat je teleurstelling zakken, en stuur dan een korte, positieve reactie. Dit versterkt je professionele imago, onderscheidt je van kandidaten die niets laten horen, en vergroot de kans dat ze je later opnieuw contacteren.
4. Zet een afwijzing om in kansen: Een afwijzing is geen eindpunt. Elke reactie en elk gesprek kan leiden tot nieuwe inzichten of zelfs tot een toekomstige opportuniteit. Kandidaten die professioneel omgaan met tegenslag, blijven vaak in de positieve herinnering van recruiters hangen.

Toon waardering voor hun tijd en vraag specifiek naar verbeterpunten voor toekomstige sollicitaties. Geef aan dat je de feedback wilt gebruiken voor je professionele ontwikkeling. Vraag niet naar details over andere kandidaten, maar focus op constructieve punten voor jezelf. Verwerk teleurstelling door jezelf tijd te geven om de emotie te voelen, maar focus daarna op wat je hebt geleerd.

Je behoudt je motivatie door je sollicitatieproces als een leerervaring te zien. Elke sollicitatie maakt je beter in presenteren, interviewen en jezelf verkopen. Analyseer de ontvangen feedback systematisch en identificeer concrete verbeterpunten. Pas je cv, sollicitatiebrief en interviewtechnieken aan op basis van wat je hebt geleerd. Werkgevers in de makelaardij en financiële sector waarderen specifieke resultaten en praktijkvoorbeelden.

Culturele Fit vs. Culture Add

Cultural fit is de mate waarin een kandidaat past bij de kernwaarden, drijfveren en cultuur van de organisatie. Het gaat om gedeelde overtuigingen, werkethiek, ambitie en normen. Een sterke cultural fit bevordert betrokkenheid, verlaagt verloop en versterkt de productiviteit. Tegelijkertijd hechten sollicitanten steeds meer waarde aan bedrijfscultuur. In de huidige krappe arbeidsmarkt kunnen kandidaten zich dat veroorloven.

Echter, “past niet bij onze cultuur” is een van de vaagste afwijzingsredenen. Wat hiring managers bedoelen met cultural fit is vaak: deze persoon lijkt op mij. Psychologen noemen dit affiniteitsvooroordeel (affinity bias). We voelen ons aangetrokken tot mensen met dezelfde achtergrond, humor, opleidingsniveau of communicatiestijl. Dit kan leiden tot homogene teams, wat risicovol is omdat diverse perspectieven en kritische tegengeluiden ontbreken.

Steeds meer organisaties stappen over van “past deze persoon bij ons?” naar “wat voegt deze persoon toe aan ons?”. Dit is culture add. Culture add draait de vraag om. In plaats van te zoeken naar mensen die de bestaande cultuur bevestigen, zoek je naar mensen die de cultuur verrijken met nieuwe perspectieven, ervaringen en vaardigheden. Dit bevordert diversiteit en stimuleert groei.

Om objectief te selecteren op waarden en werkstijl:

1. Definieer je kernwaarden concreet en maak ze tot gedragsindicatoren.
2. Gebruik gestructureerde interviews waarbij je iedereen dezelfde vragen stelt en antwoorden beoordeelt aan de hand van vooraf bepaalde criteria.
3. Betrek diverse beoordelaars met verschillende achtergronden en functies bij het selectieproces.

Daarnaast is het belangrijk om werkgedrag te meten, niet persoonlijkheid. Test op waarden, niet op gewoontes. Focus op aanpassingsvermogen en documenteer je beslissingen met concrete gedragsvoorbeelden. Vraag naar culture add: “Wat breng je mee dat we nu missen?”

Hulp nodig met het formuleren van afwijzingen of het verbeteren van je wervingsproces? Overweeg om het recruitmentproces uit handen te geven. Dan hoef je je helemaal niet druk te maken over dit onderwerp. Check de mogelijkheden eens in onze artikelen over RPO. Ook handig: op onze dienstenpagina lees je precies wat YoungCapital voor je kan betekenen.

tags: #afwijzing #sollicitatie #culture #fit